Vägledning för arbete med extern uppdragsgivare

I detta projekt arbetar du individuellt, men du kan välja att genomföra arbetet mot en extern uppdragsgivare. Det kan vara ett företag, en organisation eller en privatperson med ett behov som kan lösas med mjukvara.

Nedan följer vägledning för hur du hanterar kontakt och samarbete med en extern uppdragsgivare på ett professionellt sätt.

Att arbeta mot en extern uppdragsgivare innebär att du ansvarar både för utvecklingen och för kommunikationen. Det ställer krav på struktur, tydlighet och initiativförmåga.

Första kontakt

Ta kontakt så tidigt som möjligt, gärna via telefon eller ett personligt meddelande. Presentera dig tydligt:

namn
att du är student vid Linnéuniversitetet
syftet med projektet
vad du önskar från uppdragsgivaren

Boka ett första möte. Syftet är att skapa en gemensam förståelse för:

vilket problem som ska lösas
uppdragsgivarens nuvarande situation
övergripande mål med projektet

Kommunikation och förståelse

Uppdragsgivaren är expert inom sitt område, medan du utvecklar din kompetens inom systemutveckling. Det innebär att ni ofta arbetar inom olika begreppsvärldar. Samma ord kan därför betyda olika saker beroende på sammanhang, vilket gör att aktiv avstämning och förtydligande är en naturlig del av arbetet.

Det är viktigt att du:

ställer frågor när något är oklart
säkerställer att du förstått rätt
undviker att anta saker utan att verifiera

Ett enkelt sätt att minska missförstånd är att dokumentera viktiga begrepp i en ordlista.

Fokusera i första hand på att förstå behov och problem. Tekniska lösningar bör diskuteras först när du har en tydlig bild av vad som ska uppnås.

Arbetssätt: iteration och återkoppling

Arbetet sker iterativt. Det innebär att du arbetar i återkommande cykler där du:

Tar fram en lösning (helt eller delvis)
Visar upp den för uppdragsgivaren
Samlar in återkoppling
Förbättrar lösningen

Detta upprepas flera gånger under projektets gång.

Målet är att stegvis utveckla en lösning som skapar värde.

Leveranser

Varje gång du visar upp ditt arbete räknas det som en leverans.

Vid en leverans ska du:

visa vad som faktiskt fungerar
vara tydlig med vad som inte är klart
guida uppdragsgivaren i vad som ska testas

Undvik generella frågor som:

“Är det bra?”

Ställ istället konkreta frågor, till exempel:

“Fungerar detta flöde som du tänkt dig?”
“Saknas någon viktig funktion här?”
“Löser detta problemet på ett rimligt sätt?”

Leveranser kan ske via möte, men också genom exempelvis:

inspelade demonstrationer
skärmdumpar
korta sammanfattningar via e-post

Uppdragsgivarens roll

En engagerad uppdragsgivare bidrar med:

feedback på det du utvecklar
prioritering av vad som är viktigast
förtydliganden av behov och krav

Förändringar i krav är normalt och ofta ett tecken på engagemang. Din uppgift är att hantera dessa genom dialog och prioritering.

Kontinuerlig kontakt

Du ansvarar för att hålla kontakten under projektets gång. Det kan handla om:

uppföljning av leveranser
frågor kring krav
avstämningar kring nästa steg

Korta och regelbundna avstämningar är oftast mer effektiva än få och omfattande möten.

Risker

Bristande engagemang från uppdragsgivaren är en vanlig risk.

Om du upplever att:

du inte får svar
planerade kontakter uteblir
feedback saknas

ska du tidigt informera handledare.

Det är viktigt att du inte fastnar i väntan på svar, utan kan gå vidare med rimliga antaganden vid behov.

Genom att arbeta strukturerat med kommunikation, iteration och tydliga leveranser skapar du goda förutsättningar för ett lyckat projekt.